1.8 - SLA, sjablonen en taken
new
Na de hele zomer hier hard aan gewerkt te hebben, kunnen we je eindelijk blij maken met een aantal essentiële functies voor je IT dienstverlening.
SLA monitoring
De meest gevraagde functie voor dienstverleners, SLA monitoring. Voor elk ticket wordt nu bijgehouden wat de reactietijd en oplostijd is geweest. Daarnaast kan er actieve monitoring aangezet worden.
image
Ticket taken
Bij een ticket kunnen nu taken geregistreerd worden. Deze kunnen worden ingepland en toegewezen worden aan een medewerker.
CleanShot 2021-09-16 at 10
Er is ook een tabel van beschikbaar in het menu, en er is een cockpit widget voor aangemaakt.
CleanShot 2021-09-16 at 10
Ticket sjablonen
Met een ticket sjabloon kunnen vaak voorkomende werkzaamheden vastgelegd worden in een standaard proces. Alle informatie van een ticket kan ook in een sjabloon worden opgeslagen.
image
Tijdregels in contracten in self-service portal
Als aanvulling op update 1.7.3 zijn nu ook de tijdregels die binnen een contract vallen zichtbaar in de self-service portal, zodat de klant zelf de verantwoording van bijvoorbeeld een strippenkaart kan zien.
Filters in export
Voor de export wordt nu rekening gehouden met filters. Wil je bijvoorbeeld alleen de tickets van één bedrijf exporteren, dan selecteer je het bedrijf en klik je op 'Exporteer xx tickets'.
CleanShot 2021-09-16 at 21
Statistieken uitgebreid
De statistieken zijn wat uitgebreid. Het is nu mogelijk om de tijdbesteding per activiteit uitgesplitst per behandelaar te zien. Ook is het per categorie nu te zien. Dit wordt de komende tijd nog verder uitgebreid.
De Tijdregels en Gebruikte producten hebben hun eigen tabel gekregen met bijbehorende export (die ook gefilterd kan worden).
CleanShot 2021-09-16 at 10
Bij sluiten ticket tijd invoeren
Bij het sluiten van een ticket zonder tijdregistratie wordt nog gevraagd om tijd in te voeren in een pop-up.
CleanShot 2021-09-16 at 22
Diversen
  • Kleine UI verbeteringen en fixes.
  • Een 'Ververs' knop is toegevoegd op elk scherm om snel data opnieuw in te laden. Er wordt nog gewerkt aan een 'auto-ververs' zodat veranderingen direct ingeladen worden.
  • Deze week is de bestandsserver verplaatst naar onze eigen hosting voor betere uptime.
1.7.3 - Strippenkaarten en tijdregistratie portal
new
Op de achtergrond werken we nog aan een paar grote functies, zoals SLA monitoring, ticket checklists en ticket sjablonen. Maar ondertussen hebben we al wat handige dingen voor jullie!
E-mail domeinen instelbaar
Bij bedrijven kun je nu domeinen ingeven waar vanaf gemaild mag worden. Hier worden dan automatisch contactpersonen voor aangemaakt en gekoppeld aan het bedrijf.
CleanShot 2021-07-19 at 11
Strippenkaarten in portal
Het is nu mogelijk om klanten strippenkaarten te laten opwaarderen vanuit de portal zelf. Als je klant kiest voor Opwaarderen, wordt er direct een factuur aangemaakt die doorgezet wordt naar je facturatiepakket.
CleanShot 2021-07-19 at 11
Dit is dan direct zichtbaar bij het contract en de uren zijn opgehoogd.
CleanShot 2021-07-19 at 11
Tijdregistratie zichtbaar maken in portal
Indien je een contactpersoon de rol "Tijdregistraties" geeft, kan diegene de tijdregistratie zien van haar tickets.
Per activiteit is aan te geven of deze zichtbaar mag zijn. Voor interne uren of niet-facturabel kun je er dus voor kiezen om deze nooit aan de klant te tonen.
CleanShot 2021-07-19 at 11
Activiteiten van factuur verbergen
Sommige activiteiten hoef je niet te factureren, en wil je ook niet op de factuur laten verschijnen tegen 0-tarief. In dat geval kun je dit nu instellen onder Instellingen > Lijsten > Activiteiten.
CleanShot 2021-07-19 at 11
HostFact integratie klantenportaal
Met een plugin is het nu mogelijk om de portal in HostFact in te laden als iframe. De gebruiker hoeft niet dubbel in te loggen, want de tickets worden op basis van de debiteur ingeladen.
CleanShot 2021-07-19 at 12
Zie https://github.com/innovaat/hostfact-inserve voor de plugin en installatie instructies.
Inloggen als klant in portal
Het is nu mogelijk om met 1 druk op de knop in te loggen in het portal als de contactpersoon. Dit is handig om even na te kijken of de rechten goed staan, of bij een melding van de klant dat er iets niet goed staat.
CleanShot 2021-07-19 at 12
e-Boekhouden integratie
Voor het boekhoudpakket e-Boekhouden is nu een naadloze integratie toegevoegd.
image
1.7.2 - Kleine verbeteringen
new
Deze update een aantal kleine, maar handige verbeteringen:
Footer aanpasbaar van e-mails
Soms wil je bij alle communicatie naar de klant verwijzen naar je voorwaarden, of bepaalde contactgegevens doorgeven. Dat is nu mogelijk in de instellingen.
CleanShot 2021-05-29 at 00
Bij aanmaken ticket direct bericht sturen
Soms wil je bij het aanmaken van een ticket, direct een bericht kunnen sturen naar de klant. Dat is nu mogelijk met één klik.
CleanShot 2021-05-29 at 00
E-mail doorsturen vanuit andere mailbox mogelijk
Klanten blijven soms verzoeken sturen naar de persoonlijke mailboxen van medewerkers. Of soms komt een e-mail in de info@ inbox, maar moet toch een ticket worden. In dat geval kan de e-mail doorgestuurd worden naar het support@ adres en zullen de originele contactpersoon en bedrijf geselecteerd worden.
CleanShot 2021-05-29 at 00
Tekst van portal uitnodiging aanpasbaar
Om wat meer instructies te kunnen geven aan je klant, kan nu de tekst aangepast worden.
CleanShot 2021-05-29 at 00
Tweede kleur in portal en e-mails aanpasbaar
Om de e-mails en portal nog meer op de huisstijl te laten aansluiten is nu ook de tweede kleur van de balken en knoppen aanpasbaar.
CleanShot 2021-05-29 at 00
Portal inlog
CleanShot 2021-05-29 at 00
E-mail notificatie
CleanShot 2021-05-29 at 00
Behandelaars kunnen deactiveren
Soms wil je dat een voormalige werknemers of stagiairs niet meer in alle keuzelijstjes blijft voorkomen, maar wil je wel de geschiedenis houden. In dat geval kun je een behandelaar nu deactiveren:
CleanShot 2021-05-29 at 00
1.7.1 - Werkbon
new
Het is nu mogelijk om je klanten een werkbon te laten tekenen op locatie. Dit kan later discussie voorkomen. Na het tekenen wordt de werkbon direct gemaild naar de contactpersoon.
image
1.7 - Tabel snelkeuzes en tickets inplannen
new
Tabel snelkeuzes
Je kunt nu de kolommen en filters van een tabel opslaan onder een snelkeuze knop. Deze worden gedeeld door je hele bedrijf, beheerders kunnen deze aanpassen.
image
Aanpasbare cockpit
Ook de cockpit widgets zijn nu zelf in te stellen, zodat je in één oogopslag de werkvoorraad van jouw bedrijf kan zien.
image
Inplannen van tickets
Tickets kunnen nu ingepland worden op een datum. Met de filter 'Ingepland op', en met name via slimme snelkeuzes kan de planning bekeken worden.
image
Lang openstaande tickets filter
Met een nieuw filter kun je nu tickets filteren waarbij de status een bepaalde periode niet is aangepast. Met name in combinatie met de status 'Wachten op reactie' geeft dit een lijst met tickets waar je waarschijnlijk actie op moet ondernemen.
CleanShot 2021-05-04 at 15
Overige
Daarnaast nog wat aanpassingen:
  • Prioriteiten zijn nu aanpasbaar. Dus je kunt zelf een niveau toevoegen of verwijderen en de volgorde aanpassen.
  • Het is nu mogelijk om meerdere bedrijven aan een contract te hangen, zodat de uren bij elkaar opgeteld worden. De facturatie gaat wel naar de individuele bedrijven.
  • Status filter design aangepast zodat het compacter is.
  • Vanaf deze versie wordt een pop-up getoond wanneer er een update klaar staat, om foutmeldingen in de applicatie te voorkomen.
1.6.6 - Meerkeuze vrij veld
new
Het is nu mogelijk om een vrij veld aan te maken met meerkeuze optie in plaats van een tekstveld. Dit is handig als je keuze wilt beperken en als je makkelijk wilt kunnen selecteren in de tabel weergave.
image
1.6.5 - Aanpasbare kolommen
new
Aanpasbare kolommen
Een grote update voor de 'front-end': de keuze en volgorde van kolommen in alle overzichtstabellen zijn nu vrij aanpasbaar.
Met deze knop open je het 'Kolommen aanpassen' dialoog:
Schermafbeelding 2021-03-12 om 23
Daarin kun je kolommen zichtbaar maken of verbergen door op de pijltjes te klikken. De volgorde van de kolommen kan worden aangepast door te slepen.
image
Door op Opslaan te klikken worden de instellingen opgeslagen in de database voor jou als gebruiker, en worden dus overal toegepast waar jij bent ingelogd (na de pagina vernieuwen).
De komende tijd zullen we ook steeds meer kolommen beschikbaar stellen. Laat het ons ook vooral weten als je nog een kolom mist.
Vrije velden als kolom
Een eervolle vermelding voor de Eigen velden kolom. Deze komt nu ook beschikbaar indien een eigen veld is aangemaakt bij de instellingen.
image
Volgorde wijzigen van verschillende lijsten
Ook is de volgorde van verschillende keuzelijsten nu aan te pasen onder Instellingen door ze te slepen bij de pijltjes. Zo kun je de meestgebruikte opties bovenaan zetten, of opties op alfabet sorteren voor de leesbaarheid.
De volgende lijsten zijn aan te passen:
  • Activiteiten
  • Ticket types
  • Ticket bronnen
  • Ticket statussen
  • Vrije velden
  • Snelle antwoorden
  • Categorieën
  • Asset categorieën
Bijvoorbeeld:
image
Bugfixes
Deze release bevat natuurlijk ook een reeks bugfixes.
1.6.4 - IMAP mailbox uitlezen
new
IMAP mailbox uitlezen
Het is nu mogelijk om direct een mailbox uit te lezen met IMAP, in plaats van een redirect rule in te stellen naar het @mailtoinserve.nl adres. Dit heeft als voordeel dat er geen SPF problemen zijn en wordt vertraging in het uitgaande spamfilter van Microsoft voorkomen.
Ga naar Instellingen om het in te stellen, zie https://help.inserve.nl/help/hoe-lees-ik-mijn-eigen-mailbox-uit-met-imap.
image
SMTP veiligheid
Daarnaast zijn de standaard instellingen voor SMTP veiliger geworden. Het certificaat wordt nu correct gecontroleerd. Mocht je hier problemen mee krijgen, kun je er voor kiezen om de beveiligingen tijdelijk uit te zetten. We raden echter altijd aan wel de problemen met het certificaat aan te pakken, zodat er van een veilige verbinding gebruik gemaakt wordt.
image
1.6.3 - Meer berichtacties en opmerking bij bedrijven
new
Meer acties mogelijk bij notities en berichten
Het is nu mogelijk om bij het opslaan van een notitie deze direct op 'zichtbaar voor klant' te kunnen maken. Op deze manier worden berichten wel zichtbaar in de self-service portal, maar worden klanten niet overdonderd met e-mails.
Ook bij het verzenden van een bericht, kan direct het ticket gesloten worden, of er kan een bericht verstuurd worden zonder de status te wijzigen. Standaard krijgt de ticket de 'Wachten op antwoord' status bij het versturen van een reactie.
message_actions
Opmerking bij bedrijven plaatsen
Bij een bedrijf kan nu een opmerking geplaatst worden die overal in Inserve getoond wordt. Dit is handig voor korte informatie die direct zichtbaar moet zijn bij het afhandelen van tickets. Denk aan situaties als:
  • Een klant heeft opgezegd en je wilt voorkomen dat je daar gratis support aan levert.
  • Een klant heeft juist een belangrijk servicecontract en wil je altijd voorrang geven.
  • Bij een bepaalde klant moet altijd de leidinggevende in de CC.
  • Enzovoort.
De tekst en kleur kan worden ingesteld op de Bedrijf detail pagina:
Schermafbeelding 2021-02-18 om 20
Deze opmerking wordt dan overal getoond in Inserve:
Schermafbeelding 2021-02-18 om 20
Er kan ook binnen de bedrijven op gezocht worden op de tekst:
Schermafbeelding 2021-02-18 om 20
1.6.2 Export mogelijkheid
new
Er is een export mogelijkheid toegevoegd aan alle tabellen. Nu kun je een CSV bestand downloaden en deze openen in Excel, waar je zelf analyses mee kunt doen, in andere software importeren of in Power BI inladen.
Klik op 'Exporteer' rechtsboven een tabel:
Schermafbeelding 2021-02-17 om 08
Ga dan naar Profielmenu > Exports:
Schermafbeelding 2021-02-17 om 08
Dan zie je een overzicht van aangevraagde exports:
Schermafbeelding 2021-02-16 om 22
Deze worden elke minuut verwerkt, waarna je een e-mail krijgt en hij in dit overzicht te downloaden is.
Load More