Na de hele zomer hier hard aan gewerkt te hebben, kunnen we je eindelijk blij maken met een aantal essentiële functies voor je IT dienstverlening.

De meest gevraagde functie voor dienstverleners, SLA monitoring. Voor elk ticket wordt nu bijgehouden wat de reactietijd en oplostijd is geweest. Daarnaast kan er actieve monitoring aangezet worden.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-stel-ik-een-sla-in/.

Bij een ticket kunnen nu taken geregistreerd worden. Deze kunnen worden ingepland en toegewezen worden aan een medewerker.

Er is ook een tabel van beschikbaar in het menu, en er is een cockpit widget voor aangemaakt.

Met een ticket sjabloon kunnen vaak voorkomende werkzaamheden vastgelegd worden in een standaard proces. Alle informatie van een ticket kan ook in een sjabloon worden opgeslagen.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-werkt-een-ticket-sjabloon/.

Als aanvulling op update 1.7.3 zijn nu ook de tijdregels die binnen een contract vallen zichtbaar in de self-service portal, zodat de klant zelf de verantwoording van bijvoorbeeld een strippenkaart kan zien.

Voor de export wordt nu rekening gehouden met filters. Wil je bijvoorbeeld alleen de tickets van één bedrijf exporteren, dan selecteer je het bedrijf en klik je op 'Exporteer xx tickets'.

De statistieken zijn wat uitgebreid. Het is nu mogelijk om de tijdbesteding per activiteit uitgesplitst per behandelaar te zien. Ook is het per categorie nu te zien. Dit wordt de komende tijd nog verder uitgebreid.

De Tijdregels en Gebruikte producten hebben hun eigen tabel gekregen met bijbehorende export (die ook gefilterd kan worden).

Bij het sluiten van een ticket zonder tijdregistratie wordt nog gevraagd om tijd in te voeren in een pop-up.

Op de achtergrond werken we nog aan een paar grote functies, zoals SLA monitoring, ticket checklists en ticket sjablonen. Maar ondertussen hebben we al wat handige dingen voor jullie!

Bij bedrijven kun je nu domeinen ingeven waar vanaf gemaild mag worden. Hier worden dan automatisch contactpersonen voor aangemaakt en gekoppeld aan het bedrijf.

Het is nu mogelijk om klanten strippenkaarten te laten opwaarderen vanuit de portal zelf. Als je klant kiest voor Opwaarderen, wordt er direct een factuur aangemaakt die doorgezet wordt naar je facturatiepakket.

Dit is dan direct zichtbaar bij het contract en de uren zijn opgehoogd.

Indien je een contactpersoon de rol "Tijdregistraties" geeft, kan diegene de tijdregistratie zien van haar tickets.

Per activiteit is aan te geven of deze zichtbaar mag zijn. Voor interne uren of niet-facturabel kun je er dus voor kiezen om deze nooit aan de klant te tonen.

Sommige activiteiten hoef je niet te factureren, en wil je ook niet op de factuur laten verschijnen tegen 0-tarief. In dat geval kun je dit nu instellen onder Instellingen > Lijsten > Activiteiten.

Met een plugin is het nu mogelijk om de portal in HostFact in te laden als iframe. De gebruiker hoeft niet dubbel in te loggen, want de tickets worden op basis van de debiteur ingeladen.

Zie https://github.com/innovaat/hostfact-inserve voor de plugin en installatie instructies.

Het is nu mogelijk om met 1 druk op de knop in te loggen in het portal als de contactpersoon. Dit is handig om even na te kijken of de rechten goed staan, of bij een melding van de klant dat er iets niet goed staat.

Voor het boekhoudpakket e-Boekhouden is nu een naadloze integratie toegevoegd.

Deze update een aantal kleine, maar handige verbeteringen:

Soms wil je bij alle communicatie naar de klant verwijzen naar je voorwaarden, of bepaalde contactgegevens doorgeven. Dat is nu mogelijk in de instellingen.

Soms wil je bij het aanmaken van een ticket, direct een bericht kunnen sturen naar de klant. Dat is nu mogelijk met één klik.

Klanten blijven soms verzoeken sturen naar de persoonlijke mailboxen van medewerkers. Of soms komt een e-mail in de info@ inbox, maar moet toch een ticket worden. In dat geval kan de e-mail doorgestuurd worden naar het support@ adres en zullen de originele contactpersoon en bedrijf geselecteerd worden.

Om wat meer instructies te kunnen geven aan je klant, kan nu de tekst aangepast worden.

Om de e-mails en portal nog meer op de huisstijl te laten aansluiten is nu ook de tweede kleur van de balken en knoppen aanpasbaar.

Soms wil je dat een voormalige werknemers of stagiairs niet meer in alle keuzelijstjes blijft voorkomen, maar wil je wel de geschiedenis houden. In dat geval kun je een behandelaar nu deactiveren:

Het is nu mogelijk om je klanten een werkbon te laten tekenen op locatie. Dit kan later discussie voorkomen. Na het tekenen wordt de werkbon direct gemaild naar de contactpersoon.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-laat-ik-een-werkbon-tekenen/ voor meer uitleg.

Je kunt nu de kolommen en filters van een tabel opslaan onder een snelkeuze knop. Deze worden gedeeld door je hele bedrijf, beheerders kunnen deze aanpassen.

Zie verder: https://help.inserve.nl/help/hoe-gebruik-ik-de-tabel-snelkeuzes-en-cockpit/

Ook de cockpit widgets zijn nu zelf in te stellen, zodat je in één oogopslag de werkvoorraad van jouw bedrijf kan zien.

Zie verder: https://help.inserve.nl/help/hoe-gebruik-ik-de-tabel-snelkeuzes-en-cockpit/

Tickets kunnen nu ingepland worden op een datum. Met de filter 'Ingepland op', en met name via slimme snelkeuzes kan de planning bekeken worden.

Zie verder: https://help.inserve.nl/help/hoe-plan-ik-tickets-in/

Met een nieuw filter kun je nu tickets filteren waarbij de status een bepaalde periode niet is aangepast. Met name in combinatie met de status 'Wachten op reactie' geeft dit een lijst met tickets waar je waarschijnlijk actie op moet ondernemen.

Daarnaast nog wat aanpassingen:

Het is nu mogelijk om een vrij veld aan te maken met meerkeuze optie in plaats van een tekstveld. Dit is handig als je keuze wilt beperken en als je makkelijk wilt kunnen selecteren in de tabel weergave.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-voeg-ik-een-meerkeuze-vrij-veld-toe/

Een grote update voor de 'front-end': de keuze en volgorde van kolommen in alle overzichtstabellen zijn nu vrij aanpasbaar.

Met deze knop open je het 'Kolommen aanpassen' dialoog:

Daarin kun je kolommen zichtbaar maken of verbergen door op de pijltjes te klikken. De volgorde van de kolommen kan worden aangepast door te slepen.

Door op Opslaan te klikken worden de instellingen opgeslagen in de database voor jou als gebruiker, en worden dus overal toegepast waar jij bent ingelogd (na de pagina vernieuwen).

De komende tijd zullen we ook steeds meer kolommen beschikbaar stellen. Laat het ons ook vooral weten als je nog een kolom mist.

Een eervolle vermelding voor de Eigen velden kolom. Deze komt nu ook beschikbaar indien een eigen veld is aangemaakt bij de instellingen.

Ook is de volgorde van verschillende keuzelijsten nu aan te pasen onder Instellingen door ze te slepen bij de pijltjes. Zo kun je de meestgebruikte opties bovenaan zetten, of opties op alfabet sorteren voor de leesbaarheid.

De volgende lijsten zijn aan te passen:

Bijvoorbeeld:

Deze release bevat natuurlijk ook een reeks bugfixes.

Het is nu mogelijk om direct een mailbox uit te lezen met IMAP, in plaats van een redirect rule in te stellen naar het @mailtoinserve.nl adres. Dit heeft als voordeel dat er geen SPF problemen zijn en wordt vertraging in het uitgaande spamfilter van Microsoft voorkomen.

Ga naar Instellingen om het in te stellen, zie https://help.inserve.nl/help/hoe-lees-ik-mijn-eigen-mailbox-uit-met-imap.

Daarnaast zijn de standaard instellingen voor SMTP veiliger geworden. Het certificaat wordt nu correct gecontroleerd. Mocht je hier problemen mee krijgen, kun je er voor kiezen om de beveiligingen tijdelijk uit te zetten. We raden echter altijd aan wel de problemen met het certificaat aan te pakken, zodat er van een veilige verbinding gebruik gemaakt wordt.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-gebruik-ik-mijn-eigen-smtp-server.

Het is nu mogelijk om bij het opslaan van een notitie deze direct op 'zichtbaar voor klant' te kunnen maken. Op deze manier worden berichten wel zichtbaar in de self-service portal, maar worden klanten niet overdonderd met e-mails.

Ook bij het verzenden van een bericht, kan direct het ticket gesloten worden, of er kan een bericht verstuurd worden zonder de status te wijzigen. Standaard krijgt de ticket de 'Wachten op antwoord' status bij het versturen van een reactie.

Bij een bedrijf kan nu een opmerking geplaatst worden die overal in Inserve getoond wordt. Dit is handig voor korte informatie die direct zichtbaar moet zijn bij het afhandelen van tickets. Denk aan situaties als:

De tekst en kleur kan worden ingesteld op de Bedrijf detail pagina:

Deze opmerking wordt dan overal getoond in Inserve:

Er kan ook binnen de bedrijven op gezocht worden op de tekst:

Er is een export mogelijkheid toegevoegd aan alle tabellen. Nu kun je een CSV bestand downloaden en deze openen in Excel, waar je zelf analyses mee kunt doen, in andere software importeren of in Power BI inladen.

Klik op 'Exporteer' rechtsboven een tabel:

Ga dan naar Profielmenu > Exports:

Dan zie je een overzicht van aangevraagde exports:

Deze worden elke minuut verwerkt, waarna je een e-mail krijgt en hij in dit overzicht te downloaden is.